エクセルに苦手意識をもつ営業マン

エクセルに苦手意識を持つ営業マンは実際多いです。

というのも、事務や経理など業務はほかの担当者にまかせっきりという営業マンが少なくないためです。

しかし、そういうときに限って絶対に触れてはいけないエクセルファイルの箇所をいじってしまい、大騒ぎになったり。

資料の作り方がよくわからず、あとの集計で大変苦労するエクセルファイルを用意してしまいがちです。

今回はそんな営業マンでもエクセルファイルを触ったり、作成する際において注意しておきたい箇所をご紹介します。

エクセルファイルを管理している担当者の怒りをためる前に、しっかり把握して、対処するようにしましょう。

担当者を怒らせないためのエクセル術・初級編

初級は担当者としてはやられたら嫌でしょうがないけれど、まだ対策の仕様があるものを中心にご紹介します。

とはいえ何度も繰り返すことで担当者の精神を削り取っていきますので、可能な限り避けるようにしましょう。

・必要のないシートが大量に残っている

シートを追加して、けど結局使わないでそのまま放置するテクニックは担当者の神経を逆なでします。

◆使っていないシートが大量に残っているケース

担当者からすると、シート一つ一つ消していいものなのかどうかを確認しないといけず、ひたすらに手間です。

シートはまとめて削除することも可能ですが、誤って必要なシートまで削除してしまった場合は復旧させる手間も地味に大変。

保存する前に不要なシートは削除していくことを心がけましょう。

・入力したセルを選択した状態で保存する

基本的にエクセルは最後にカーソルで選択したセルがある場所で保存された場合、次開いた際も該当のセルが表示された状態でファイルが開きます。

そのため、実際に入力したテキストなどが置かれているセルとは全く異なる場所のセルを選択した状態で保存すると、次に開いた際はぱっと見何も入力されていないシートが表示されているようにできます。

◆列と行がAAA1000セルを選択されている状態で保存されている

気付いてしまえばA1セルの場所に戻ればいいだけなのですが、ぱっと見ではわかりにくいので空のファイルと勘違いされがちです。

気を付けましょう。

・最新版ファイルをわかりやすくする

ファイルのやり取りを行っているうちに名前をいろいろ変更することで混乱を招くもとになります。

最新版と書いてあるのに、それよりも新しい日付のファイルが存在していたり。

完成と書いてあるのに、なぜかそのあとに（修正済み）とファイル名に書き加えられたものが登場したりと様々です。

◆どのファイルが最新のものかわかりにくい例

担当者からすると何か問題が発生した前に、どこのファイルまで戻ればいいのかもわかりづらく、最悪です。

自分以外も使うファイル名は、できる限りわかりやすく、命名規則を守り保存するようにしましょう。

担当者を怒らせないためのエクセル術・上級編

上級では担当者の対応が大変なものをチョイスしています。

逆にここで書かれていることを行うと初級よりも担当者に与えるダメージが大きいです。

・セル結合を多用する

セル結合は複数のセルを一つにすることで見やすくわかりやすい表を作成することができます。

一見して有用テクニックなこの機能ですがエクセルをよく使う人ほど、嫌がる人が多いです。

何故でしょうか。原因としてよくあげられるのは下記になります。

・関数やVBAを用いて集計を行う際に、面倒なことになりがち。

・選択範囲を指定しずらい

・コピペがうまくできない

そのため、集計に利用するエクセルファイルではできる限りセル結合の利用を避けた方がよいでしょう。

また、どうしても必要な場合は集計用のシートと表示用のシートを分ける、複数セルの真ん中に文字を表示する機能などを利用するようにしましょう。

・関数を消してしまう

一見何も入力されていない空白のセルだったとしても、そこに関数が入っているケースがあります。

結果として関数が入っていることに気付かず、そのセルを上書きして入っていた関数を消してしまうことがあります。

これが簡単なものだったら問題ないのですが、ほかのセルにも影響を与えるタイプの関数だった場合、シート全体の数字に大きな影響を与えてしまう場合があります。

そのため、セルが例え空欄だったとしても、数式バーを確認して関数が入ってる場所は上書きしないよう気を付けましょう。

・保護を解除してしまう

編集できないセルがあるとき、保護がかかっていることがあります。

では、保護をかけたところを手動で解除して編集できるようにしようと考える人が定期的に出現しますが、その行為は要注意です。

保護をかける場合、基本的に担当者は編集してほしくない理由があり、保護をわざわざかけているのです。

その理由がわからない状態で保護を解除してしまったばあい、せっかく入力した関数が消えてしまったりなどが発生します。

意図が理解できない保護は解除しないように気を付けましょう。

・エクセル方眼紙（神エクセル）は利用しない

エクセルのセルの縦横を同じ長さとすることで方眼紙的に利用するテクニックが存在します。

◆エクセル方眼紙を利用してドットイラストを作成した例

が、このテクニックは印刷という点では非常に有用なのですが、入力や集計においては非常に使いにくいシートになりやすいです。

実際、資料を紙で作成することが多い官公庁でよく使われていましたが、昨今ではその使いにくさから「神エクセル」と皮肉交じりで呼ばれています。

印刷用に利用するなどでない限りは、基本的に利用するのは避けましょう。

まとめ

なかなかエクセルの関数や操作を勉強する時間が取れず、重い腰が上がらないという人でも最低限のマナーを理解していれば、エクセルを管理する担当者の負担はぐっと下がります。

勘違いしてはいけないのは、これを完璧に行うことが大切なのではなく、相手のことを考える心遣いがビジネスをやっていくうえで本当に大切なことなのです。

周囲の仕事に敬意を持ち、働くこと。

営業の仕事だけに固執せず、視座を高く持って、働くようにしましょう。